メールの返信が早いと言われる方法

自慢になってしまうかもしれませんが、仕事関係のメールの返信が早いと良く言われます。

多くの方から言われるので、その成功要因を探って共有するのは価値があるかなと思ったので、考えてみました。

と言いつつ、考えるまでもなく実はカンタンなんです。
仕事柄、いろいろな所に行くので、PCの前に座ってゆっくりメールチェックできないのですが、その対応をすればいいんです。

・メールをケータイに転送する。
・Airエッジなどを使ってこまめにメールチェックする。

私が行っているのはこれだけです。
これなら誰でも出来てカンタンです。

メールの処理が大変という方はぜひ試してみてください。

試した結果をコメントで教えてくれると嬉しいです。


・・・と、書いてみましたが、全部ウソです。
ごめんなさい。

仕事柄、いろいろな所に行くので、PCの前に座ってゆっくりメールチェックできないのは事実ですが、ケータイへの転送、Airエッジなどを使ってこまめにメールチェック・・・というのはウソです。

ケータイに転送もしていないし、Airエッジも持っていないので、外に出てしまうと基本的にネットに繋げません。

でも、早いと言われます。（＆確実だという声も・・・。）

ということで、成功要因を考えてみました。
思い浮かんだのはこちら。

1、24時間以内に返信
2、1回で処理（何度も読み返さない）
3、Inboxにまとめて受信（メールは振り分けない。処理完了後に振り分ける。）
4、メールはまとめて処理（1日何度も見ない。朝一に見ない。）

順番に見ていきましょう。

1、24時間以内に返信
言葉の通り、原則もらってから24時間以内に返信しています。
中には、完璧な回答ができないものもあるのですが、その場合は回答ができる見通しを伝えるメールを書きます。
相手に「メールを読みましたよ」というのを伝えるためにも24時間以内に1回は返信することを心がけています。

2、1回で処理（何度も読み返さない）
「後で返信しよう」とすると、また読み返す必要があります。
また読んだ内容が気になって目の前のことに集中できなくなったりします。

なので、できるだけその場で返信（＆処理）することを心がけています。
（従って、その場で対応がしにくいケータイへの転送や、外での受信はしていないんです。メールの内容が気になって、何も手が打てないことほど、精神的にストレスなものはないので。）

3、Inboxにまとめて受信（メールは振り分けない。処理完了後に振り分ける。）
以前はフォルダごとに振り分けていたのですが、やめました。
メルマガとか重要ではないものがどんどん未読でたまっていくからです。

今は、Inboxにすべて集まってきます。
そして、処理をした後に、それぞれのフォルダに振り分けていきます。

Inboxが空になった時の爽快感は格別ですよー。

4、メールはまとめて処理（1日何度も見ない。朝一に見ない。）
メールは基本的にまとまった時間で一気に片付けます。

お昼前＆夕方が多いのです。
打ち合わせの間のちょっとした隙間時間も活用することもありますが、先ほど書いたとおり、返信を書く時間がなくて、気になると嫌なので、その辺の時間配分は気を付けています。
（例えばメルマガを読むだけにしたり・・・）

そして、できるだけ朝一に見ることは避けるようにしています。

朝一番はその日一日の勢いをつけるために、仕事全開モードに入れるタスクから始めようと思っています。

（話は外れますが、この全開モードの妨げになっているのがVistaです。
さぁ、やるぞ！って気合が入っているにも関わらず、電源を入れてもなかなか起ちあがらない。
私の場合、朝一番はPC上のタスクは避けた方が、気分と生産性が高いような気がします。）

このような感じでしょうか？

あまり意識はしていなかったのですが、掘り下げるといろいろな考えやポリシーを持ってやっているんですね。

自分のことですが、びっくりしました。
どういう経緯で、このような考えに至ったのか、イマイチ思い出せないのですが、おそらく身近の誰かを参考にしているんだと思います。（もしくは書籍で書かれていたか・・・。）

この調子だとこれ以外にも、いろいろなポリシーを持っていそうです。

皆さんも自分の仕事のやり方をたな卸しすると、新たな発見があって良いかもしれません。

何より新入社員が入ってきて、どうしようかと考えている方は特にオススメです。