業務の引き継ぎで忘れがち?なこと
例えば月次で売上分析レポートを行うとします。
レポートを作成する方法は手順書に書いてあるので、初見の人でも作成できるとします。
さて、この売上分析レポート。
数字があっているかどうか品質をチェックするために、どのような事ができるでしょうか?
作成後、上長のチェック、二人同時に作って突き合わせる・・・などなど、やり方に正解はないですし、色々なやり方が考えられますよね。
ここで言いたかったのは、レポートの作成方法と品質は別物ということ。
品質をチェックするには、しかるべきプロセスを組み込む、業務プロセスを構築する必要があります。
というのは、何となくわかりそうなものですが、面白いことに、業務移管、引き継ぎを行うにあたって、手順を作成する際に、その品質をチェックする業務プロセスを作成の手順書に組み込まないとチェックを行わない・・・という話になることがあります。
ダブルチェックの場合、人員がいないとできないですし、その時々で、組織は変わりますし、チェックのやり方は変わりますよね。
組織を跨いで引き継ぐ場合、引き継ぎ先の状況がわからないので、どのような形がベストなのか引き継ぎ元が作ることは難しいです。
にも関わらず、書かれたことしか行わない。
というようなこともあるので、業務プロセスとして、チェック作業は作成作業と切り離して必ず考える・・・という流れに、どうすれば持っていけるのか、忘れずに品質チェックの業務プロセスを実施してもらえるのか・・・みたいなことを考えています。
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