2013/02/04

チェックリストとToDoリストの違いって?

今回はチェックリストとToDoリストの違いについて書いてみようと思います。

背景としては、ToDo管理としてThe Hit Listというアプリを使っているのですが、一方、チェックリストには「コレ」というお気に入りアプリがなく、いつも騙し騙し、いろいろなアプリ、方法でしのいでいます。

そこで「そもそもこの2つって何が違うんだろう?」「自分がチェックリストに求めているものって何だろう?」という所から、リストの特徴やら何やらが見えてきて、何かしらの発見や得られるものがあったらいいなあと思ったので、ブログに書いてまとめてみることにしました。

おそらくチェックリストとは「チェックボックスの付いたリスト」なので、ToDoリストも狭義のチェックリストになるんだろうなあと思いますが、そのような定義ではなく「使い方、利用方法」という視点でまとめてみることにします。

まずは私がチェックリストに求めるものです。

・繰り返しリストが使える(一度、全部clear / doneしても再度リストが復活する)

コレに尽きます。

わかりやすい例で言えば、持ち物リストとかです。
出張、海外旅行、サッカーに行く時・・・持ち物リストだけでも場面ごとに必要です。

他にも基本的に飽きっぽい性格&もの覚えが悪いので、1度行った作業で、いずれもう一度行う作業はリスト化しておきます。
書類申請やら手続関係辺りが該当します。
とにかく考えて作業をしたくない、淡々黙々と済ましたいものは全てリスト化してしまいます。

また意思決定に関わるもので、過去に経験したものもリスト化したりします。
例えばオフィス移転。
お家を買う、借りる時のチェックポイント・・・ということで、検索をかければたくさん出てきますが、それ以外にも自分ならでは、自社ならでは・・・のものがあったりしますよね。
24時間入館できるか・・・とか。
その辺を付け足していきます。

このようなリストを「発生ベース」で使っていく形になります。

これだけを見ると、作業手順っぽいし、ToDo管理アプリでいいじゃん・・・と思われると思いますが、実は少々使い勝手が悪いんです。

この手のものをリスト化しておくと、日付が決まっていないタスクとして、ずっと存在します。
未完了のタスク250件とか見ていて気分が悪い。笑
また繰り返し設定をしようとしても繰り返し頻度の設定を求められるので、結局はタスクを丸ごとコピーするしかありません。(また件数が増える。。。)

なのでチェックリスト専用チェックリストが欲しい・・・となるのですが、先ほども書いた通り、ToDoリストも狭義のチェックリストになるせいなのか、また世の中ではToDoリストとして使う用途が多いせいなのか、世のチェックリストと謳っているものは大体、ToDo管理に適していて私のようなチェックリストの使い方に適していなかったりします。

じゃあ、持ち物リストとか用途別の専用アプリを使えばいいじゃん。

はい、おっしゃる通りです。

・・・が、発生ベースのモノごとにアプリがあると、今度はそのアプリの数がゴチャゴチャして気持ち悪い。

かなり、わがままですが、1ヶ所に集めておいた方が作業ミスも減ります。

と、整理をしてきて、一つ気が付いたことがあります。
それは・・・

ToDo管理:行動を整理するもの
チェックリスト:結果や状態を整理するもの

このように使い分けると、なかなか良さそうだなと。

ToDo管理はその名の通り「やること」をまとめます。
従って、日付の概念を持つ事に。

一方、チェックリストは、結果や状態を表すものなのかなと。

となると、仕事で作業手順書などで作業の抜け漏れをチェックする時などは「○○処理は行ったか?」という項目よりも「(○○処理を行って)◎◎の結果になっているか?」という項目にした方が、チェックリストとして機能しそうな気がしてきました。

また、作業そのもののやり方は書き残しつつ、結果をチェックするような形にしておけば、チェックリストを見ながら作業の手順や方法自体は柔軟に都度、変更できそうな気もします。
作業効率化にチャレンジできそうな・・・。
(というフワッとした表現でごめんなさい。自分のリストを眺めながら感想を書いています。)

ということで、軽くまとめます。

チェックリストを記述する時に意識した方が良いこと:
・行動の先にある結果や状態をチェックするような質問形式の項目を作成する。
(・おそらく・・・第三者が見ても評価できる、人によって評価がぶれないものを問いかける。)

さて、ざっくりとまとめてみましたが、最後まで読んでくれたあなたに何か意味あるものが伝わったのか・・・と言えば、かなーり怪しいです。笑

とは言え、最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

今回のまとめを今後に活かして、いつか意味あるものをお伝え出来たら良いなあと思っています。