心と体が正反対でストレスフルだと、仕事がうまくいく話

仕事柄、いろいろな方とお会いして話をする機会を頂いています。

そこで出てくるマネジメント関係の話で、あるあるネタだけど、意外と触れられていない内容に、今回は触れてみようと思います。

チームや会社内の情報共有を円滑にしたい・・・と思っている方にちょっとしたヒントになれば幸いです。

と言いながら、よく聞くあるあるネタではなく、私自身の経験談を例に進めていきますが、私が新しいプロジェクトに参画する際に相手からよく聞かれる質問があります。

それは・・・

「どのようにプロジェクトマネジメントをしていますか？」

みたいな質問です。


と、書くと小難しい印象を持たれてしまうので、単純な話にすると・・・

「メンバーの仕事の進捗をどうやって管理していますか？」

と、聞かれることが多いです。


もし、あなたがこの質問をされたら、どう答えますか？


私はざっくりこんな感じで答えています。


「仕事の見通しを把握するようにしています。」


これはどういうことかと言うと、例えば5営業日でできる仕事があったとします。
月曜から始めて今日は木曜日。


「進捗率は？」

と聞くと

「80%」

と返ってきました。


順調ですね。予定通りです。


・・・と思ったら金曜になぜか終わっていない。。。


残り20%を仕上げるのに80%の時間を使う・・・という言葉があるくらいですから、過去の状況で判断しても未来がその通りに行くとは限りません。


なので、仕事の見通しを把握します。

具体的には・・・

「残りどれくらいの時間がかかる？」
「もし遅れるとしたら何が原因になりそう？」
「こちらで助けられることってある？」

などなど、将来発生しそうな問題に事前に手を打てるのであれば、手を打とうと画策します。


・・・というのが、今までやってきた仕事の進捗の管理です。


・・・という話を聞いた相手が一言。


「相手は本当に正確な見通しや情報を伝えてくれるんですか？」
「理屈はわかりますが、それって性善説に立っていますよね。」
「なかなかそうできるとは限らないのですが・・・。」


つまり、見通しを立てることはできるが、それを素直に伝えてくれるの？
遅れそうな悪い情報を流してくれるの？
本当に遅れが確定的になるまで、隠し通すのが普通じゃない？


と、言うわけです。

まあ、普通はそうですよね。

それで遅れ出して火消しに走りまわることになる・・・というのが現実的な話です。


ということで、これまで私が参画したプロジェクトが運が良かっただけかもしれません・・・なんて言ったら身も蓋もありませんよね。笑


ということで、相手から素直に情報を引き出すために気を付けている点と言うかポイントを整理したいと思います。


気を付けている点はたったのひとつです。


”情報に反応するのではなく、対応するようにする”


これはどういうことかと言うと・・・


悪い情報が流れてきたとします。


この時、自分の気持ちに素直に「反応」してしまうと・・・


嫌な顔をしてしまう

「何でそんなことになったんだ！」と声を荒げてしまう


などなど、ネガティブな感情が出てきてしまいます。

それを見たら・・・普通はできるだけ、そんな悪い情報を流すのはやめようと思いますよね。

となると、些細なことでも悪い情報は避けがちになります。

そして、避けられない大きな悪い情報になって初めて明るみになる。


こうならないように、「対応」するようにしています。

悪い表情、感情をできるだけ悟られないようにして・・・。

で、できる人や私が尊敬する先輩方達は、悪い報告をした人を積極的に褒めたりしているのですが、自分自身そこまで出来た人間ではありません。


そこでどうしているか・・・というと、


よっしゃー、出てきた問題や課題をぶっ潰しますかー


みたいな感じで、タスクとして認識するスタンスを取っています。


暇しているから、小難しい問題や課題があったら何でも言ってね。
一緒に潰しましょー。


というメッセージを投げています。

そこで、相手も最初は半信半疑だったりするのですが、一旦、一緒に問題を潰すと、それ以降は割と気軽に話をしてくれるようになります。


これって、仕事が大変そうなイメージがあるかもしれません。

とは言え、実際は、問題が大きくなってからの対応は、打ち手が限られたり労力も大きかったりしますが、予防の観点から、早い段階で問題の芽が掴めると、火消しに比べると圧倒的にやりやすかったりします。（少なくともスケジュールはコントロールできますし・・・。）


ということで、結論じみたまとめです。


悪い情報や報告こそ、嬉しそうな表情や積極的に感謝の言葉を投げかけていこう！！


とは言え、心と体が正反対の状態でなかなかにストレスフルですよね。

トップマネジメントの方達と話をしていると、この辺のストレス話は結構盛り上がったりします。笑

また、中にはそのまま怒りを出して、その恐怖で持って、ことを上手く進めていく方もいますし、やり方は千差万別でとても興味深いです。


と言いつつも、やっぱり仕事をしているのであれば、報告をしたら褒められたい、自分の仕事は認められたい・・・という欲求があるのは、当然の話ですので、仕事で結果を出したい・・・と思うのであれば、職位が上に行けば行くほど、悪い情報は嬉しそうに接した方が、周りも楽しく仕事ができるような気がしています。

これって、スキルで何とかできる話なのかよくわかりませんが、個人の性格は少なからず関係があるかもしれませんね。


また、面白いことに悪い情報に嬉しそうに接していると、優秀なビジネスパーソンとそうではない方の見分けがついちゃったりします。


優秀な方は、悪い情報・・・例えば進捗が遅れる・・・などがあると、その結果をきちんと反省しています。

本来であれば、怒られるのも仕方ないのに、それを嬉しそうに・・・なんてことになると、次はもう同じことは繰り返せない・・・と必死になります。

怒られる・・・という当たり前の反応の方がわかりやすくてホッとしますよね。
頭下げて嵐が過ぎるのを待つ方法が取れます。


それが取れないとなると、この先、何かしでかしたら、何やってくるのかわからんぞ・・・という多少の危機感を持つのかもしれません。



一方、優秀でない方になると、悪い情報・・・例えば進捗が遅れる・・・となって、怒られないとなると・・・。


ああ、怒られないんだ・・・。


と、安心して、また同じように遅れます。笑


・・・みたいな話は、たくさんあるみたいですね。

この辺もあるあるネタでよく盛り上がります。



ということで、あるあるネタを書いてしまったら、結局、みんなが知っているネタなので、今回の狙いであるチームや会社内の情報共有を円滑にしたい・・・と思っている方にちょっとしたヒントに・・・という話は達成できないんじゃないの・・・という危機感があったりします・・・。

が、個人的には、この辺の感情をどうコントロールするか・・・と言う話は、スキルになりにくいせいなのか、ビジネス本などであまり見かけず、実際に苦労している方の話を伺う中で、気が付くことが多いです。

そんな苦労話を共有した気になって、今回は終わりにしたいと思います。