メール作成時間の節約術

随分、久しぶりになってしまいました。

普段、お客様から時間管理の方法や仕事の効率化をどうやってすればよいか・・・などの相談を受けることがあるのですが、今日は、その中のちょっとしたコツ、メール作成時間の節約術をご紹介いたします。

この方法は機会があれば、いろいろな所で紹介しています。
みんな既にやっているのかな・・・と思ったら意外とやっていないことが多く、とても喜んでくれることが多いので共有したいと思います。

正直、私はキーボードの入力が遅い＆下手です。
そのような方こそ、ぜひ活用していただければと思います。

さてさて、その方法ですが、変換入力を助けてくれる「辞書登録」という機能を活用します。













上記の写真のようにWindowsであれば、タスクバーにある箱みたいなアイコンを押すと「単語の登録」がでてきます。

もし箱のようなアイコンが表示されていなければ、タスクバーに矢印を持ってきて、右クリック。
「ツールバー」の「言語バー」を選択すると、表示されます。

そして単語をどんどん登録していきます。

例えば私はこんな単語を登録しています。

単語：お疲れ様です。　よみ：お
単語：よろしくお願いします。　よみ：よ
単語：港区赤坂4-12-5 FAD赤坂20ビル　よみ：み

などなど。
メールや文章作成でよく使うものを登録していきます。

一文字入力して変換すれば、ながーい文章が出てくるようにすればいいんです。

このようにしておけば、たった一文字しか入力していないのに、文章がどんどん作成されていきます。
ビジネスメールなどはある程度、内容が決まっていますので特にこのやり方は有効です。

（ちょっとした応用ですが、私の場合、メール作成で上記辞書登録で対応できない文章が続いた場合、そもそもメールに書く内容なのか？電話や直接会って話した方がいいんじゃないか？といったチェック基準にもなっています。）

そして、この辞書登録、もう一つ大活躍する場面があります。

それはユーザー登録などパーソナルデータ、会社データを入力する時です。
正直、住所や電話番号、郵便番号などは覚えていられません。
したがって、郵便番号なら「ゆ」、電話なら「で」、メールアドレスなら「め」などを使って登録しておきます。

また、会社名もいろいろな場面で入力しますので、正式名称から略称までいろいろなパターンを登録して使い分けています。

「株式会社Squaria」、「Squaria」、「スクオリア」、「Squaria Co.,Ltd.」などが一文字入力して変換すると出てきます。

自分の名前も当然一文字です。
「あ」と入力すれば、「新井　誠」、「アライ　マコト」、「あらい　まこと」が出てきます。


こんな感じでどんどん登録していきます。
もし一文字で一発変換できずに候補がたくさん出てくるようになってしまったら、2文字で検討するのもいいかもしれません。

例えば私はこんな感じです。

単語：お祈り申し上げます。　よみ：おい


そしてよく使う記号も登録しちゃいましょう。

例えば、私はメールや文章作成時に、階層化や箇条書きを表現する時に記号を使うのですが、キーボードの右下にこんなものを割り当てています。

単語：◆　よみ：・
単語：◇　よみ：。
単語：▽　よみ：、
単語：■　よみ：ｍ

またちょっと立ち止まって考えさせるものも登録しています。

例えば「依頼」

「いらい」と入力して変換すると「相手が拒否することが前提」と変換候補が出てきます。

これを見て「この依頼って相手に迷惑になっていないかな？」、「相手が喜んでやってくれるにはどうしたらいいかな？」、「どうすれば相手はこの依頼を簡単に実行できるだろう？」などなど、一方的な依頼にならずに一歩立ち止まって考えることができています。

このように非常に便利な辞書登録ですが、ちょっと頑張らないといけない所もあります。

実は「ありがとうございます。」も「あ」と入力すれば出てきます。

一文字入力で一発変換すると、心がこもっていないんじゃないか・・・ということで、感謝やねぎらいの言葉などを登録して使用するのは、かなりの勇気が必要です。

その辺はメールだけでなくリアルな関わりを含めた対応でカバーしています。
（と言いつつ、実際は登録していても、使わないできちんと入力することが多々あります。）

また、先ほど出てきたパーソナルデータ入力でも試練があります。

サイトによっては入力時に勝手に全角指定や半角指定にされてしまうサイトがあります。

海外のサイトはシングルバイトが前提なので、入力時に全角半角の指定はされません。
従って、ひらがな入力で「め」と入れて変換すれば半角のメールアドレスが入力できます。

一方、日本語は全角、半角入り乱れているので、国内サイトで入力時に全角しか受け付けない、半角しか受け付けない・・・という仕様になっている所があります。

例えば住所。
半角入力の文字は受け付けない・・・となると、「港区赤坂4-12-5 FAD赤坂20ビル」はエラーです。

数字は「ひらがな」で対応できますが、大変なのはアルファベット。
「全角英数」に変換して入力しないと「A」が「あ」に変換されちゃいます。
これが地味に面倒で時間がかかります。

例えば郵便番号、電話番号。
入力が一か所になっていればいいですが、たまーに郵便番号はハイフンで区切って2箇所、電話番号は3箇所に分かれていたりします。

これも文字数が合わないため、手入力しないといけません。
もちろん半角しか受け付けてくれない場合、手入力で記入です。

例えばメールアドレス。
全角入力できないと変換できません。
これまた手入力になります。

入力ミスを防ぐためにメールアドレスを再度入力させるサイトが多いですが、私の場合、半角文字しか入力させてくれないと手入力になるため、入力ミスすることが多いです。

コピペを防ぐためにいろいろとチェックをかけているサイトが多いですが、私の場合、それがミスの温床になってしまう・・・という悲しいパターンになっちゃいます。

シンプルに入力ボックスだけ用意して、登録時に入力ミスがないかどうかチェックをする・・・このようなシンプルな構成ならば、辞書登録機能が有効活用できます。

しかし、郵便番号は7ケタだから、4ケタと3ケタで入力ボックスを分けて、それぞれ半角指定にして・・・と入力時に制約を設けられると辞書登録は活用できません。

私の場合に限って言えば、サイト構築で手間をかければかけるほど、入力が面倒かつミスを起こしやすくなる・・・という状態になってしまいます。

そのため「余計なことはしないで！！」とイライラしてしまうのをいかに我慢するか・・・というのも試練だったりします。

ということで、最後は若干、日頃の不満をぶちまけた感がありますが、辞書登録機能、非常に有効ですのでぜひ活用してみてください。

また、「いらい」など、ちょっと考えさせる使い方や登録した方が良いフレーズなど、他に何か有効な活用方法があればどんどん教えてもらえると嬉しいです。